Wat moet er gebeuren als je een archief voor de toekomst wilt behouden?
Susanne Neugebauer is archivaris bij Atria. Ze houdt zich bezig met het verwerken, behouden en archiveren van de stukken die binnen komen. Maar een klein deel van de collectie van Atria is gedigitaliseerd, want ook daar komt veel bij kijken.
Wil je het werk van Atria steunen?
Doneer dan aan het Aletta Jacobs Fonds
Wat moet er gebeuren als je een archief voor de toekomst wilt behouden?
“90% van onze collectie moet nog fysiek worden geraadpleegd en daar zit dienstverlening aan vast. Medewerkers achter de balie en in de bibliotheek moeten mensen handmatig voorzien van informatie en archiefstukken. Het depot, de fysieke ruimte waar het archief in verblijft, moet worden onderhouden. Zo is er een temperatuur- en luchtvochtigheidsbeheersing en wordt het depot regelmatig schoongemaakt.
Digitale bestanden hebben echter ook een virtuele ruimte nodig die moet worden onderhouden, daar ben je ook veel uren aan kwijt. Zo moet men zich buigen over vragen als:
- in welk bestandsformaat moeten digitale objecten worden opgeslagen?
- hoe bewaar je digitale informatie duurzaam?
- wat komt er kijken bij informatie die alleen digitaal bestaat?
We willen ervoor zorgen dat we klaar zijn om ook ‘born digital’ archieven te beheren en te onderhouden.”
En dan?
“Zelfs na digitalisering van fysieke archieven heb je veel nazorg. Zo moet je controleren of de scans goed gelukt zijn en of alles duidelijk te zien is. De manier waarop de digitale archieven worden getoond via internet verandert door de tijd heen en soms moeten actuele aanvullingen worden toegevoegd. De manier waarop de archieven in het verleden zijn beschreven, verschilt soms van de manier waarop jonge onderzoekers nu gewend zijn te zoeken. Daar zit ook nog een extra vertaalslag in. Je moet er voor zorgen dat de informatie ook over een aantal jaar nog toegankelijk is. Als je de metadata die een archief toegankelijk maken zou verliezen, dan kan je echt helemaal opnieuw beginnen.”
Hoe kan digitalisering helpen om het archief te behouden?
“Om precies te weten wat je allemaal in een archief kan vinden, moet je eigenlijk elk stuk bekijken. Dit betekent dat je pas goede inzage hebt in wat het archief inhoudt als alle stukken gedigitaliseerd zijn. Op dit moment is minder dan 10% van de collectie van Atria gedigitaliseerd. Dat zijn vooral de oudere archieven en collecties uit de ‘eerste feministische golf’ die historisch heel belangrijk zijn, maar ook bedreigd worden door verval.”
“Ondertussen wordt ons duidelijk dat we de archieven van de ‘tweede feministische golf’ ook moeten gaan beschermen. We moeten nadenken over hoe we deze periode veilig kunnen stellen zodat er ook in de toekomst onderzoek kan worden gedaan naar deze spannende periode.“
Wil je het werk van Atria steunen?
Doneer dan aan het Aletta Jacobs Fonds
Lees ook:
